Dienstliche E-Mails

Sichere und obligatorische E-Mail-Kommunikation an der Schule? Nur mit mobilen Dienstgeräten!

Die GEW Hessen fordert seit vielen Jahren dienstliche E-Mail-Adressen für Lehrkräfte und sozialpädagogische Fachkräfte. Wir begrüßen daher auch prinzipiell, dass dienstliche E-Mail-Adressen nun wirklich eingerichtet werden. Leider lässt aber die Art und Weise der Einführung wie auch die Umsetzung durch das Hessische Kultusministerium sehr zu wünschen übrig.

Der Begleiterlass zu den dienstlichen E-Mail-Adressen wurde im Hauptpersonalrat der Lehrerinnen und Lehrer (HPRLL) seit Dezember 2019 intensiv besprochen. Im Laufe der Erörterungen konnten dann zwar einige Detailverbesserungen am Erlass erzielt werden, aber es gab bis zuletzt keine Bewegung auf Seiten des Kultusministeriums bezogen auf die Bereitstellung mobiler, dienstlicher Endgeräte. Der HPRLL ist gemeinsam mit der GEW der Auffassung, dass eine Verpflichtung zur Nutzung des E-Mail-Accounts nur dann zulässig ist, wenn das Land allen Pädagoginnen und Pädagogen dafür ein mobiles Endgerät zur Verfügung stellt. Dies ist bislang allerdings nicht geplant – auch die jüngst angekündigte Unterstützung des Bundes in Höhe von 500 Millionen Euro zur Anschaffung von mobilen Endgeräten für Lehrkräfte ist bislang nicht mehr als eine politische Willensbekundung. Daher konnte der HPRLL der sogenannten E-Mail-Richtlinie am Ende nicht zustimmen.

Auch die Einigungsstelle, die – im Falle von unterschiedlichen Positionen zwischen der Dienststelle und dem Personalrat – einen Kompromissvorschlag unterbreitet, teilte die Position des HPRLL: Ohne die Sicherstellung der  Hardware-Voraussetzungen dürfe die Nutzung dienstlicher E-Mail-Adressen nicht verbindlich angeordnet werden. Darüber setzte sich der Kultusminister letztendlich jedoch einfach hinweg: Ab dem 1. Februar 2021, somit etwas später als ursprünglich geplant, soll die Nutzung nun obligatorisch vorgegeben werden. Nach Auffassung des Kultusministers ist damit den Einwänden des HPRLL ausreichend Rechnung getragen.

Die vorgesehene Zwei-Faktor-Authentifizierung ist datenschutzrechtlich die sicherste Variante und an sich sinnvoll. In der Diskussion mit dem HPRLL hatte das Kultusministerium aber zugesagt, dass dieses Verfahren nicht nur über ein zusätzliches Smartphone, sondern alternativ auch über ein zweites Fenster im Browser, somit auch anhand eines PCs oder Notebooks, möglich sein soll. Davon ist nun keine Rede mehr, ohne zusätzliches Smartphone oder Tablet zur Installation einer Authenticator-App geht es nicht. Alternativ könnte auch ein Verfahren, wie es vielen vom TAN-Generator beim Online-Banking bekannt ist, einen sicheren Zugang ermöglichen. Auch die hierfür benötigte Hardware müsste dann selbstverständlich vom Land bereitgestellt werden.

Die GEW Hessen wird gemeinsam mit der GEW-Fraktion im HPRLL weiterhin die vielen ungeklärten Fragen und Probleme einbringen und in den nächsten Wochen mit der Dienststelle verhandeln. Wir haben auf unserer Landesvorstandssitzung unsere Position nochmals bekräftigt (s. u.).

Solange das Land keine mobilen Dienstgeräte bereitgestellt hat, fordern wir, die ausschließlich freiwillige Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adressen – auch über den 1.2.2021 hinaus. Diejenigen, die sich noch nicht angemeldet haben, fordern wir auf, damit zu warten, bis das Kultusministerium seine Haltung geändert hat. Einzelne Kreisverbände der GEW Hessen haben schon Aktivitäten zu diesem Thema gestartet. Ende Oktober werden wir den aktuellen Stand im Landesvorstand auswerten und gegebenenfalls weitere gemeinsame Aktionen beschließen.

Bild: istock, bet_noire

Dienstliche E-Mails | Bericht aus dem Hauptpersonalrat der Lehrerinnen und Lehrer

Zum Ende der Sommerferien sind wohl bei allen Kolleginnen und Kollegen im Schuldienst Anschreiben mit den Zugangsdaten und Informationen zu den neuen dienstlichen E-Mail-Adressen eingegangen. Die GEW hat seit vielen Jahren dienstliche E-Mail-Adressen für Lehrkräfte und sozialpädagogische Fachkräfte gefordert. Sie begrüßt auch prinzipiell, dass sie nun wirklich kommen sollen. Leider lässt die Art und Weise der Einführung durch das HKM dennoch sehr zu wünschen übrig.

Der Begleiterlass zu den dienstlichen E-Mail-Adressen wurde im Hauptpersonalrat der Lehrerinnen und Lehrer (HPRLL) seit Dezember letzten Jahres intensiv erörtert, wobei immer wieder betont wurde, dass deren Verwendung freiwillig bleiben müsse, solange der Dienstherr dafür nicht auch an jeder Schule dienstliche Endgeräte in ausreichendem Umfang zur Verfügung stellt. Im Zuge der einsetzenden Corona-Pandemie-Lage versuchte das HKM sogar, mit Hilfe der Vorläufigkeitsregelung des HPVG die verpflichtende Nutzung dienstlicher E-Mails einzuführen, bevor die Erörterung darüber mit dem HPVG abgeschlossen war, ruderte aber nach scharfer Kritik seitens des Hauptpersonalrates wieder zurück und setzte das reguläre Erörterungsverfahren fort. Im Laufe der Erörterungen konnten dann zwar einige Detailverbesserungen am Erlass erzielt werden und auch die Zusage der nachfolgenden Einrichtung von Funktionspostfächern für Gremienmitglieder (Personalräte, Schwerbehindertenvertretungen) konnte bereits im Erlass verankert werden; bei den dienstlichen Endgeräten gab es aber bis zuletzt keine Bewegung auf Seiten des HKM.

Dies führte dazu, dass der HPRLL die sogenannte E-Mail-Richtlinie am Ende ablehnen musste, weil sie die verbindliche Nutzung der dienstlichen E-Mail-Adressen ohne Zusicherung der dafür unbedingt erforderlichen Hardware vorsieht. Die im Juni einberufene Einigungsstelle mit einem vom HKM bestellten Vorsitzenden teilte dann überraschenderweise sogar die Position des HPRLL und beschloss ebenfalls, dass ohne die Schaffung der dazu notwendigen dienstlichen Hardware-Voraussetzungen an allen hessischen Schulen die Nutzung dienstlicher E-Mail-Adressen nicht verbindlich eingeführt werden darf. Unter dem Druck der Landesregierung, die sich die dienstlichen-E-Mails auch für den Schulbereich bereits auf die Fahne geschrieben hatte, setzte sich der Kultusminister dann über den Beschluss der Einigungsstelle hinweg und verkündete noch vor den Sommerferien die Einführung der E-Mail-Konten in einer Pressemitteilung, bevor der HPRLL den dafür notwendigen Ministerentscheid zugestellt bekommen hatte, der übrigens bis heute auf sich warten lässt.

Immerhin machte der Kultusminister in seinem Schreiben vom Juli  dem HPRLL das von diesem geforderte Zugeständnis, die Nutzung der dienstlichen E-Mails für einen Übergangszeitraum bis zum Beginn des 2. Schulhalbjahres 20/21 freiwillig zu belassen, um sich zwischenzeitlich ein Bild von der Hardware-Situation an den hessischen Schulen zu verschaffen und ggf. auch hier nachzusteuern. Nach Auffassung der GEW wäre dies auch eine rechtlich notwendige Voraussetzung für die verpflichtende Nutzung dienstlicher E-Mails. Sollte sich bis zum Beginn des 2. Halbjahres hier nichts getan haben, wird die GEW weitere Schritte prüfen, um ihre Forderungen durchzusetzen.

Ganz konkret erreichten die GEW erste Rückmeldungen aus den Kollegien, die sich insbesondere über die geforderte Zwei-Faktoren-Authentifizierung für die Nutzung dienstlicher E-Mails wunderten, die laut Informationsschreiben des HKM für das Anmeldungsprozedere sogar zwei private Endgeräte voraussetzt. Dieses Verfahren mag datenschutztechnisch das sicherere Verfahren darstellen, in den Erörterungen mit dem HPRLL wurde aber von der Dienststelle zugesagt, dass dieses mit Hilfe der Installation eines entsprechenden Tools auch mit nur einem Endgerät möglich sein soll, was die private Endgeräte-Hürde zumindest ein wenig absenkt.

Der HPRLL wird diesbezüglich wieder mit dem HKM ins Gespräch gehen und die bereits zugesagte Vereinfachung des Anmeldeprozederes einfordern.

E-Mail-Richtlinie des HKM

Bild: istock, alexsl