In vielen arbeitsrechtlichen Regelungen war bisher die Schriftform vorgeschrieben. Seit dem 1. Januar 2025 wird in einigen Bereichen diese Schriftform durch die Textform ersetzt. Damit ist eine eigenhändige Unterschrift nicht mehr erforderlich. Es genügt, dass dem Dokument entnommen werden kann, wer die Erklärung abgeben möchte. Nicht aufgehoben wurde die Schriftform für das Aussprechen einer Kündigung und den Abschluss eines Auflösungsvertrags (Aufhebungsvertrag). Die Textform gilt auch nicht für Branchen, die besonders von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung betroffen sind.
Schon bisher war die Textform in einigen Fällen ausreichend, u. a. zur Wahrung von Ausschlussfristen in Arbeits- oder Tarifverträgen, bei der Beantragung von Teilzeit und dem Ausstellen von Entgeltabrechnungen.
Anforderungen an die Textform
Die Erklärung muss so lesbar sein, als wenn sie auf Papier abgegeben worden wäre. Sie darf nach dem Absenden nicht sofort wieder „verschwinden“, sondern muss durch die Empfangenden solange aufbewahrt oder gespeichert werden können, dass sie während eines „für ihren Zweck angemessenen Zeitraums“ zugänglich ist. Die oder der Empfangende muss zudem in der Lage sein, die Erklärung unverändert wiederzugeben. Diese Bedingungen erfüllen unter anderem E-Mails, maschinell oder elektronisch erstellte Briefe, Computerfax, SMS, Telefax oder Telegramm und elektronische Speichermedien wie Festplattenlaufwerk, Speicherkarte oder USB-Stick.
Arbeitsverhältnis
Arbeitsverhältnisse können ohne Einhaltung einer bestimmten Form abgeschlossen werden, also auch mündlich. Nach den Tarifverträgen des öffentlichen Dienstes muss zwar der Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen werden, nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist aber bereits jetzt ein Arbeitsvertrag im öffentlichen Dienst auch dann wirksam zustande gekommen, wenn die Schriftform nicht eingehalten wurde. Nur Nebenabreden müssen – derzeit noch – schriftlich vereinbart werden. Dazu gehört insbesondere auch die Vereinbarung einer Befristung. Die Textform genügt allerdings, wenn das Arbeitsverhältnis mit Erreichen der Regelaltersgrenze in der gesetzlichen Rentenversicherung enden soll.
Nach dem Nachweisgesetz hat der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Dies muss nicht direkt im Arbeitsvertrag geschehen. Neu ist, dass die Niederschrift nun auch in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden kann. Voraussetzung ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Auf Verlangen der Beschäftigten muss das Dokument aber schriftlich ausgestellt werden.
Arbeitszeugnis
Bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses muss auf Wunsch ein schriftliches Zeugnis ausgestellt werden. Dies kann jetzt mit Einwilligung der Beschäftigten in elektronischer Form erfolgen. Man kann sich ein Arbeitszeugnis jetzt also per E-Mail schicken lassen.
Elternzeit- und Pflegezeit
Auch Elternzeit, Teilzeit in Elternzeit und Freistellungen aus den Pflegezeitgesetzen können nun in Textform beantragt werden.
Die Neuregelungen finden sich im Bürokratieentlastungsgesetz vom 24. Oktober 2024. Der DGB sieht in seiner Stellungnahme die Abschaffung der Schriftform nicht nur positiv. Es sei zu befürchten, dass die Änderungen in einigen Bereichen keine Entlastungen bieten, sondern die Rechtsposition von Arbeitnehmer:innen schwächen. Die DGB-Stellungnahme findet man hier.
Annette Loycke, Landesrechtsstelle